Vastgoed CRM kiezen: waar let je als makelaar op?
Door Aydan Arabadzha · Gepubliceerd op
Een goed vastgoed CRM bundelt je leads, contacten, panden, mandaten, bezoeken en documenten in één systeem, afgestemd op de Belgische praktijk. Kies er een dat je wekelijkse werk volgt, van eerste lead tot compromis, en dat je portalen, je talen en je antiwitwasdossier mee aankan.
Deze checklist helpt je kiezen voor je demo's aanvraagt. Merken vergelijken we hier niet: daarvoor is er een aparte vergelijking. Hier lees je welke functies tellen, waarom ze tellen en welke vragen je aan elke leverancier stelt.
Wat is een vastgoed CRM, en wat is het niet?
Een gewone CRM houdt klanten en verkoopkansen bij. Een vastgoed CRM gaat verder: het kent panden met hun technische gegevens, mandaten met een looptijd, bezoeken, biedingen en de documenten die je in België nodig hebt om een pand te verkopen of te verhuren.
Een Excel-lijst werkt zolang je een handvol dossiers hebt. Vanaf meerdere mandaten en leadbronnen tegelijk loopt het mis op opvolging: wie heb je teruggebeld, welk bezoek staat gepland, welk attest ontbreekt nog. De historiek zit dan verspreid over je mailbox, je gsm en losse bestanden.
Ook een portaallogin is geen CRM. Op een portaal beheer je je advertentie, maar je contacten, je mandaat en je dossieropvolging zitten er niet in. Een vastgoed CRM is de plek waar alles samenkomt, en van waaruit je naar de portalen publiceert.
Leads en opvolging: alles in één inbox
Leads komen vandaag uit veel hoeken: advertenties op Google of Facebook, je eigen website, de portalen en doorverwijzingen. Als elke bron in een andere mailbox of tool landt, blijft er vroeg of laat een verkoper liggen. Vraag dus of alle leadbronnen in één inbox samenkomen, zonder overtypen.
Even belangrijk is wat er daarna gebeurt. Een goed systeem laat je een opvolgdatum of taak koppelen aan elke lead, toont wat vandaag moet gebeuren en bewaart de volledige historiek per contact. Zo weet een collega die overneemt meteen waar het dossier staat.
Mandaat, pandfiche en publicatie naar de portalen
Het mandaat is de kern van je werk. Kijk of je het type kunt vastleggen (exclusief, niet-exclusief of openbare verkoop), met een looptijd en een commissie als vast bedrag of percentage. Een melding wanneer een mandaat bijna verloopt, voorkomt dat je een verlenging mist.
De pandfiche moet Belgische gegevens kennen: EPC, asbest, elektrische keuring en stedenbouwkundige informatie. Een documentenchecklist per pand toont welke attesten er nog ontbreken voor je verder kunt.
Voer je pand één keer in en publiceer van daaruit, in plaats van elke advertentie apart over te typen. Vraag naar welke portalen de software vandaag echt publiceert, niet naar wat gepland is. Pando publiceert bijvoorbeeld live naar Immoweb, Immovlan en Immoscoop, ImmoMaps haalt een feed op en Zimmo volgt binnenkort. Meer over de praktijk lees je in onze gids over publiceren op Immoweb en andere portalen.
Bezoeken, biedingen en de weg naar de compromis
Bezoeken plannen kost veel tijd als alles via losse mails en telefoontjes gaat. Kijk of de software een bevestigingsmail naar de bezoeker stuurt en een herinnering de dag voor het bezoek. Een koppeling met je eigen agenda voorkomt dubbele afspraken.
Daarna volgen biedingen en documenten. Houd elk bod bij met bedrag, voorwaarden en status, zodat je de verkoper altijd een juist overzicht geeft. Verzamel de attesten in het dossier, zodat je klaar bent wanneer je de compromis opmaakt.
Belgische regels in je software: antiwitwas en GDPR
Als makelaar heb je antiwitwasverplichtingen. Volgens het BIV identificeer je de cliënt voor je de bemiddelingsovereenkomst afsluit, en bewaar je de identificatiegegevens tien jaar vanaf het einde van de zakelijke relatie. Vraag dus of de software een cliëntenonderzoek per dossier bijhoudt en of je dat later snel kunt voorleggen.
Ook voor GDPR telt bewijs. Volgens de Gegevensbeschermingsautoriteit moet je kunnen aantonen dat iemand toestemming gaf, want de bewijslast ligt bij jou. Een CRM dat het tijdstip van toestemming vastlegt, maakt dat veel eenvoudiger dan een vinkje in een spreadsheet.
Pando houdt bijvoorbeeld per mandaat een antiwitwasdossier bij (identiteit, uiteindelijke begunstigden, PEP- en risicobeoordeling, 10 jaar bewaring) en legt toestemming vast met tijdstip en IP-adres. Dit is algemene informatie en geen juridisch advies: kijk bij twijfel de bronnen na of vraag raad aan het BIV.
Prijs, opstartkost en vastzitten
Vergelijk niet alleen de maandprijs. Kijk of de prijs per gebruiker of per kantoor geldt, met of zonder btw, of er een opstartkost is en of alle functies in elk pakket zitten. Een lage instapprijs met betalende modules kan uiteindelijk duurder uitvallen.
Lees ook de opzegtermijn en wat er gebeurt met je gegevens als je vertrekt. Kun je contacten en panden exporteren, en helpt de leverancier bij de overstap? Een overzicht van wat vastgoedsoftware kost en onze vergelijking van vastgoedsoftware helpen je de cijfers naast elkaar te leggen.
Checklist: vragen voor je volgende demo
Neem deze vragen mee naar elke demo en vraag telkens om het live te tonen, niet alleen te beschrijven.
- Komen al mijn leadbronnen (advertenties, website, portalen) samen in één inbox?
- Kan ik per lead een opvolgdatum en een taak zetten, en zie ik wat vandaag moet gebeuren?
- Kan ik elk contact in zijn eigen taal aanspreken, in het Nederlands, Frans of Engels?
- Leg ik het mandaattype, de looptijd en de commissie vast, en krijg ik een melding voor het afloopt?
- Naar welke portalen publiceert de software vandaag echt, en hoe zie ik of een publicatie gelukt is?
- Stuurt de software zelf bevestigingen en herinneringen voor bezoeken?
- Hoe houd ik per dossier het cliëntenonderzoek voor de antiwitwaswet bij?
- Wordt toestemming voor e-mail vastgelegd met een tijdstip?
- Is er een opstartkost, wat is de opzegtermijn en kan ik al mijn gegevens exporteren?
Veelgestelde vragen
- Heb ik als zelfstandige makelaar wel een vastgoed CRM nodig?
- Zodra je meerdere mandaten en leadbronnen tegelijk opvolgt, meestal wel. Een Excel-lijst houdt geen opvolgdatums, herinneringen of historiek per contact bij, en daar gaan leads verloren.
- Wat is het verschil tussen een vastgoed CRM en een gewone CRM?
- Een gewone CRM beheert klanten en verkoopkansen. Een vastgoed CRM kent daarnaast panden met Belgische technische gegevens, mandaten met looptijd, publicatie naar de portalen, bezoeken en biedingen.
- Kan ik mijn contacten en panden meenemen uit mijn huidige software?
- Vraag je huidige leverancier om een export, bijvoorbeeld als CSV-bestand, en vraag de nieuwe leverancier of die het kan importeren. Pando importeert contacten en panden uit een CSV-bestand.
- Moet mijn CRM in het Nederlands en het Frans werken?
- In Brussel en langs de taalgrens zeker. Kijk of je per contact een taal kunt instellen, zodat je elke klant in zijn eigen taal aanspreekt, ook in automatische mails.
- Waar let ik op in het contract van vastgoedsoftware?
- Let op de opstartkost, de opzegtermijn, of de prijs per gebruiker of per kantoor geldt, met of zonder btw, en of je al je gegevens kunt exporteren als je vertrekt.
Bronnen
- 1.BIV - De 10 antiwitwasverplichtingenbiv.be
- 2.Gegevensbeschermingsautoriteit - Toestemminggegevensbeschermingsautoriteit.be
Probeer Pando 14 dagen gratis
Transparante prijs, geen opstartkost, maandelijks opzegbaar. Koppel je eigen leadbronnen of de geverifieerde leads van IMV, met een gratis premium website en ingebouwde antiwitwasmodule.