Antiwitwaswet vastgoedmakelaar: de 10 verplichtingen

Wie valt onder de antiwitwaswet?

Volgens het BIV gelden de tien antiwitwasverplichtingen voor de vastgoedmakelaar die als bemiddelaar optreedt. Syndici vallen er sinds de antiwitwaswet van 2017 niet meer onder, schrijft het BIV. De basis is de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Het BIV vermeldt daarnaast het koninklijk besluit van 1 april 2022 dat het reglement ter uitvoering van die wet goedkeurt.

De verplichtingen gelden niet alleen voor jou persoonlijk maar voor je kantoor: elk kantoor duidt een verantwoordelijke aan en je medewerkers volgen een opleiding. De jaarlijkse bijdrage aan de CFI zit volgens het BIV al in je BIV-bijdrage.

De 10 verplichtingen in het kort

Een vastgoedmakelaar regelt de antiwitwascontrole door de tien verplichtingen van het BIV in de dagelijkse kantoorwerking in te bouwen. Volgens het BIV identificeer je je eigen cliënt voor je de bemiddelingsovereenkomst sluit, en de tegenpartij voor een compromis of een verkoop- of aankoopbelofte. Daarnaast leg je een risicobeoordeling vast, duid je een antiwitwasverantwoordelijke aan, meld je vermoedens via goAML aan de CFI en bewaar je de stukken tien jaar.

Het BIV vat de wet samen in tien verplichtingen. Ze hangen samen: de identificatie voedt je risicoanalyse, en je risicoanalyse bepaalt hoe waakzaam je moet zijn en wanneer je meldt.

• Cliëntenonderzoek: je cliënt, de uiteindelijke begunstigde en de tegenpartij identificeren en hun identiteit verifiëren, op het juiste moment.
• Een algemene risicobeoordeling maken en een cliëntacceptatiebeleid opstellen.
• Waakzaam blijven en ongewone verrichtingen schriftelijk analyseren.
• Vermoedens melden aan de CFI via goAML.
• Een antiwitwasverantwoordelijke aanduiden.
• Gegevens, stukken en analyseverslagen tien jaar bewaren.
• Je medewerkers opleiden over de antiwitwasregels.
• De jaarlijkse bijdrage aan de CFI betalen.
• Geen cash aanvaarden voor de verkoopprijs.
• Het rekeningnummer en de rekeninghouder in de verkoopovereenkomst vermelden.

Identificatie: cliënt, begunstigde en tegenpartij

Voor een natuurlijke persoon noteer je volgens het BIV naam, voornaam, geboortedatum, geboorteplaats en adres, en verifieer je die met de identiteitskaart. Woont je cliënt in het buitenland, dan kan dat volgens het BIV ook met zijn paspoort of, voor personen van buitenlandse nationaliteit, met het rijbewijs. Voor een rechtspersoon noteer je de naam, de maatschappelijke zetel en de bestuurders. Daarnaast ga je na voor wiens rekening de verrichting gebeurt: dat is de uiteindelijke begunstigde.

Het moment telt. Je cliënt identificeer je voordat je de bemiddelingsopdracht sluit. De tegenpartij, de koper die niet jouw cliënt is, identificeer je voor een rechtshandeling zoals het compromis. Wie dat pas na de ondertekening doet, is te laat.

Risicoanalyse en waakzaamheid

Je maakt een algemene risicobeoordeling van je kantoor, rekening houdend met je cliënten, je diensten, de landen waarmee je werkt en de manier waarop je cliënten binnenkomen. Daarop bouw je een cliëntacceptatiebeleid dat past bij het risicoprofiel.

Het BIV geeft een eenvoudige leidraad. Een klassieke verkoop die gefinancierd wordt met de verkoop van een vorig pand of met een bankkrediet is een laag risico. Is de herkomst van een deel van het geld onduidelijk, dan is het risico gemiddeld. Een hoog risico heb je onder meer bij geld uit landen met een hoog risico of belastingparadijzen, bij politiek prominente personen (PEP) en bij gesanctioneerde personen.

Signalen die extra aandacht vragen zijn onder meer een cliënt die niet fysiek aanwezig is bij de identificatie, een prijs die ver onder de marktwaarde ligt, een vermogen dat niet past bij de transactie of een vennootschap in oprichting. Ook een niet-ingezeten cliënt en een transactie die niet past bij de sociaaleconomische situatie van de cliënt noemt het BIV als signalen. Daarnaast controleer je de Europese sanctielijsten en de nationale lijst van terreurverdachten.

Melden aan de CFI via goAML

Weet of vermoed je dat een verrichting met witwassen of terrorismefinanciering te maken heeft, dan meld je dat aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI) via de goAML-toepassing. Die melding gebeurt in principe voor de verrichting wordt uitgevoerd. Het BIV vat het samen als: twijfel je, dan meld je.

Je mag de cliënt niet laten weten dat je een melding hebt gedaan. Dat geldt ook voor je medewerkers.

Antiwitwasverantwoordelijke en opleiding

Elk kantoor duidt een antiwitwasverantwoordelijke aan. Volgens het BIV heeft die persoon voldoende beroepservaring en een positie in het kantoor die toelaat om zelfstandig te beslissen. Het is dus niet de medewerker aan het onthaal. Daarnaast volgen de medewerkers een opleiding over de antiwitwasregels.

Bewaren en het cashverbod

Identificatiegegevens bewaar je tien jaar na het einde van de relatie, gegevens over een verrichting tien jaar na de uitvoering. Na die termijn moeten de persoonsgegevens weg, want ook de privacywetgeving is van toepassing.

Sinds 1 januari 2014 mag de prijs van een vastgoedverkoop volgens het BIV niet in contanten betaald worden, ook niet gedeeltelijk. De verkoopovereenkomst vermeldt het rekeningnummer en de identiteit van de rekeninghouder van wie de betaling komt. Is dat rekeningnummer nog niet gekend, dan vermeld je hoe de aankoop gefinancierd wordt.

Wat de FOD Economie controleert

Volgens het BIV kunnen inbreuken op de antiwitwaswet leiden tot boetes tot 1.250.000 euro, naast een tuchtprocedure. Hoe een controle in de praktijk uitdraait, toont het nieuwsbericht van de FOD Economie van 12 juli 2022 over de controles van 2021: de Economische Inspectie controleerde 334 makelaars en gaf over alle vastgestelde inbreuken samen, niet alleen die op de antiwitwaswet, 386 waarschuwingen, 53 processen-verbaal en 95 administratieve boetes.

Volgens de FOD Economie had bij de controles van 2021 30 procent van de gecontroleerde makelaars geen geschikte procedure voor een risicoanalyse, identificeerde 15,6 procent zijn klanten onvoldoende en controleerde 24 procent de identiteit van de klant niet of onvoldoende. Van de makelaars die de online AntiWitwastool gebruikten, was volgens hetzelfde bericht 93,7 procent volledig in orde met de antiwitwasregels.

Je antiwitwasdossier bijhouden in je CRM

Het meeste werk zit in het bijhouden: per opdracht de juiste stukken, de risicobeoordeling en de datum waarop je alles controleerde. Wie dat in losse mappen doet, zoekt bij een controle lang naar bewijs.

In Pando zit het cliëntenonderzoek in het mandaat zelf: identiteit, uiteindelijke begunstigden, PEP- en risicobeoordeling en tien jaar bewaring, met een rapport dat je kan voorleggen aan de FOD Economie en het BIV. Welke functies er nog meer zijn, lees je op de functiepagina. Wat zulke software kost, zie je in wat vastgoedsoftware kost in België.