Privacybeleid

1. Wie zijn wij

Pando is een product van NextdoorSEC BV, een besloten vennootschap naar Belgisch recht met maatschappelijke zetel te Brusselstraat 38, 2018 Antwerpen, Belgie. Ons ondernemings- en btw-nummer is BE0798.791.337 (RPR Antwerpen, afdeling Antwerpen).

Voor alle vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van je gegevens kan je ons bereiken via info@pando.immo.

2. Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Afhankelijk van de gegevens treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker. Dit onderscheid is belangrijk voor je rechten en voor de vraag tot wie je je moet richten.

Voor de gegevens van websitebezoekers en van accounthouders (de makelaars en kantoren die zich registreren - hun naam, e-mailadres, login, kantoorgegevens, facturatie- en gebruiksgegevens) is NextdoorSEC BV de verwerkingsverantwoordelijke. Wij bepalen zelf waarom en hoe die gegevens worden verwerkt.

Voor de persoonsgegevens die een kantoor zelf in het CRM invoert over zijn eigen clienten (verkopers, kopers, huurders, verhuurders, en de bijhorende contacten, panden en mandaten) is het kantoor de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Pando/NextdoorSEC BV op als verwerker, in opdracht en volgens de instructies van dat kantoor en onder een verwerkersovereenkomst. Als eindclient van een kantoor richt je je verzoeken over die gegevens rechtstreeks tot het kantoor waarmee je werkt.

3. Welke gegevens we verwerken

Naargelang je situatie verwerken we de volgende categorieen van gegevens:

• Account- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, taalvoorkeur, kantoorgegevens en logingegevens van accounthouders.
• Facturatie- en abonnementsgegevens: gekozen plan, aantal gebruikers, facturatiegegevens en betaalstatus.
• Gebruiks- en loggegevens: technische gegevens over je gebruik van de toepassing, zoals tijdstippen van aanmelding, uitgevoerde acties, IP-adres en apparaat- of browserinformatie.
• CRM-inhoud (als verwerker): de gegevens die een kantoor over zijn clienten en dossiers invoert. Die verwerken we uitsluitend in opdracht van het kantoor.
• Websitebezoek en analytics: gegevens over je bezoek aan pando.immo, enkel met je toestemming voor de analytische cookies (zie ons cookiebeleid).
• Communicatie: de inhoud van je berichten wanneer je ons contacteert, en gegevens uit toegangsaanvragen of demoafspraken.

4. Doeleinden en rechtsgronden

We verwerken je persoonsgegevens enkel voor welbepaalde doeleinden en steeds op een geldige rechtsgrond:

• Uitvoering van de overeenkomst: om je account aan te maken en te beheren, de dienst te leveren, ondersteuning te bieden en te factureren.
• Gerechtvaardigd belang: om de dienst te beveiligen, misbruik te voorkomen, de werking te verbeteren en je te informeren over relevante wijzigingen.
• Wettelijke verplichting: om te voldoen aan onze boekhoudkundige, fiscale en andere wettelijke verplichtingen.
• Toestemming: voor niet-noodzakelijke analytische cookies en voor eventuele marketingcommunicatie. Je kan je toestemming op elk moment intrekken.

5. Ontvangers en verwerkers

We verkopen je gegevens nooit. We doen een beroep op zorgvuldig geselecteerde dienstverleners (verwerkers) die enkel in onze opdracht en onder een verwerkersovereenkomst handelen. De belangrijkste zijn:

• Supabase - database en authenticatie (EU-regio).
• Vercel - hosting van de website en toepassing, CDN.
• Resend - verzending van transactionele en notificatie-e-mails.
• Upstash (QStash) - wachtrij voor achtergrondtaken.
• Vercel Blob - opslag van bestanden en documenten.
• Google (Gemini via de Vercel AI SDK) - AI-functies, zoals het genereren van pandbeschrijvingen en documenten.
• Google Analytics 4 - websiteanalyse, enkel met je toestemming.
• PostHog (EU-cloud, eu.posthog.com) - productanalyse, enkel met je toestemming.
• Sentry - foutopvolging en monitoring.

Daarnaast kunnen we gegevens delen met bevoegde overheden of adviseurs wanneer dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk om onze rechten te vrijwaren.

6. Internationale doorgifte

We verwerken je gegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer een dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt, zorgen we voor passende waarborgen zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses) of een adequaatheidsbesluit, zodat je gegevens een gelijkwaardig beschermingsniveau genieten.

7. Bewaartermijn

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld.

Account- en dossiergegevens bewaren we voor de duur van de overeenkomst en daarna zolang als nodig om te voldoen aan onze wettelijke bewaarplichten (onder meer de boekhoudkundige en fiscale termijnen). Analytische gegevens bewaren we voor een beperkte periode. CRM-inhoud bewaren we in opdracht van het kantoor; bij beeindiging wordt die geexporteerd of verwijderd volgens de afspraken met het kantoor.

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Elk kantoor is strikt van de andere gescheiden op databaseniveau (tenant-isolatie via Row Level Security), gegevens worden versleuteld tijdens de overdracht en gevoelige gegevens ook in rust, en de toegang is beperkt tot bevoegde personen op basis van rollen. We evalueren onze beveiliging op regelmatige basis.

9. Jouw rechten

Onder de AVG beschik je over de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Recht op inzage in de gegevens die we over je verwerken.
• Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Recht op wissing (het recht om vergeten te worden).
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid van je gegevens.
• Recht van bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
• Recht om een gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit de eerdere verwerking ongeldig maakt.

Je kan je rechten uitoefenen door ons te contacteren via info@pando.immo. Ben je een eindclient van een kantoor, dan richt je je verzoek voor de CRM-gegevens tot dat kantoor, dat daarvoor verantwoordelijk is.

Ben je van oordeel dat we je gegevens niet correct verwerken, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Cookies

Onze website gebruikt cookies. Noodzakelijke cookies zijn steeds actief; analytische cookies plaatsen we enkel met je toestemming. Meer informatie vind je in ons cookiebeleid.

11. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of gewijzigde regelgeving. De actuele versie staat steeds op deze pagina, met vermelding van de datum van de laatste update.

12. Contact

Heb je vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van je gegevens, dan kan je ons steeds bereiken via info@pando.immo of per post op het adres van onze maatschappelijke zetel.