Documents obligatoires pour louer un logement en Flandre

Quelles règles s'appliquent à la location en Flandre ?

Selon vlaanderen.be, les baux de logements situés en Flandre conclus à partir du 1er janvier 2019 relèvent du décret flamand sur la location de logements (Vlaams Woninghuurdecreet). Pour les baux écrits plus anciens, la loi fédérale sur les baux reste d'application.

Bruxelles et la Wallonie ont chacune leurs propres règles en matière de bail. Elles ne sont pas couvertes ici. Les kots étudiants suivent aussi des règles distinctes dans le décret : la garantie y est par exemple limitée à deux mois de loyer.

Si vous vendez aussi des biens, d'autres obligations s'appliquent. Vous les trouverez dans notre guide sur les attestations à la vente.

Avant l'annonce : EPC et mentions obligatoires

Selon vlaanderen.be, un EPC est requis dès que vous proposez publiquement un logement en location : en ligne, par affiche, par petite annonce ou via un agent immobilier. Chaque unité de logement a son propre EPC, donc aussi chaque studio ou appartement d'un immeuble de rapport. Seule la location privée sans aucune publicité écrite en est dispensée.

Si le logement a dix ans ou moins et dispose d'un EPC Bouw (construction) valable, c'est celui-là qui s'applique. Sinon, il faut un EPC pour logement existant. Les deux sont valables dix ans, et l'EPC doit rester valable jusqu'à la signature du bail.

Le décret flamand (article 4) exige en outre que toute communication publique ou officielle mentionne au moins le loyer demandé et les frais et charges. En cas d'infraction, la commune peut infliger une amende de 50 à 350 euros.

• Le label EPC ou le score énergétique dans chaque annonce, même publiée via un agent immobilier
• Le loyer mensuel demandé
• Le montant des frais et charges
• Un logement de vacances loué moins de deux mois ne nécessite pas d'EPC

À la signature : bail écrit et copie de l'EPC

Selon l'article 8 du décret, chaque bail est établi par écrit. Il mentionne au moins l'identité de toutes les parties, la date de début, la durée exacte, tous les espaces loués, le montant du loyer et le régime des frais et charges. Il comporte aussi un renvoi à la note explicative de l'autorité flamande.

Vous joignez au bail une copie de l'EPC ou de l'EPC Bouw. Le bailleur conserve l'original, comme l'indique vlaanderen.be.

Attention aussi aux frais d'intermédiaire. L'article 11 prévoit que les frais d'un intermédiaire ne peuvent pas être mis à charge du locataire, sauf si le locataire est lui-même votre mandant.

État des lieux et garantie locative

Un état des lieux est obligatoire. Selon l'article 9, les parties établissent un état des lieux détaillé, contradictoirement et à frais communs. Il est dressé pendant que les lieux sont inoccupés ou au cours du premier mois où le locataire dispose du logement. Il est joint au bail et enregistré avec lui.

Si les parties ne s'entendent pas, le juge peut désigner un expert. La demande doit être introduite dans le délai d'un mois.

Pour la garantie locative, l'article 37 prévoit qu'elle ne peut dépasser trois mois de loyer. Le locataire choisit l'une des formes légales.

• Un compte individualisé au nom du locataire
• Une sûreté réelle auprès d'une institution financière
• Une garantie bancaire via un contrat type du CPAS
• Avec l'accord du bailleur : un cautionnement par un tiers

Après la signature : enregistrement et assurance

Selon l'article 11, l'enregistrement du bail et de l'état des lieux incombe au bailleur. Les frais liés à un enregistrement tardif sont entièrement à sa charge. Selon vlaanderen.be, l'enregistrement se fait auprès du bureau Sécurité juridique.

L'article 29 règle l'assurance incendie. Le locataire est responsable des dégâts d'incendie et des dégâts des eaux et doit assurer cette responsabilité. Le bailleur doit lui aussi assurer sa propre responsabilité. Demandez donc la preuve d'assurance du locataire lors de la remise des clés.

Conformité du logement

Selon l'article 12, le bailleur doit délivrer le logement en bon état d'entretien, et celui-ci doit répondre à l'exigence de conformité du Code flamand du Logement (Vlaamse Codex Wonen). Un bail portant sur un logement non conforme est nul, mais c'est un juge qui doit le constater.

Une attestation de conformité délivrée dans les trois mois précédant le début du bail vaut présomption de conformité. Si vous doutez de l'état d'un bien, discutez de cette attestation au préalable avec le bailleur.

Tenir le dossier de location en ordre

Travaillez par bien avec une liste fixe : EPC et mentions avant l'annonce, bail et copie de l'EPC à la signature, état des lieux, garantie et enregistrement ensuite. Notez pour chaque document qui le fournit et pour quand. Vous voyez ainsi tout de suite ce qui manque avant de remettre les clés.

Vérifiez l'EPC avant de publier votre bien sur Immoweb ou sur un autre portail. Le label doit figurer dans chaque annonce, et un EPC oublié peut entraîner une amende.

Dans Pando, vous gérez bailleurs et locataires comme contacts, vous voyez par bien qui est impliqué et vous travaillez avec une checklist de documents par bien. Pour voir comment cela fonctionne en pratique, lisez notre guide pour choisir un CRM immobilier.