Vastgoed CRM zonder lock-in en zonder opstartkost

Wat lock-in concreet betekent voor een makelaarskantoor

Lock-in is alles wat vertrekken moeilijk of duur maakt. Dat hoeft geen boze opzet te zijn: een lange looptijd geeft een leverancier zekerheid. Maar voor een kantoor betekent het dat je ook blijft betalen als de software niet meer bij je werkwijze past.

In de praktijk zit lock-in bijna altijd in een van deze vier vormen. Kijk er bewust naar voor je een offerte aanvaardt, want na de ondertekening onderhandel je er niet meer over.

• Een eenmalige opstartkost of implementatiekost die je bij vertrek niet terugziet.
• Verplichte jaarfacturatie, zodat je vooraf voor twaalf maanden vastligt.
• Een stilzwijgende verlenging met een opzegtermijn die ruim voor het einde van de periode valt.
• Een korte of onduidelijke termijn om je gegevens mee te nemen na je vertrek.

Opstartkost: waarvoor betaal je eigenlijk?

Een opstartkost dekt meestal het inrichten van je account, een opleiding en het overzetten van je contacten en panden uit je vorige systeem. Dat werk is echt, maar de vraag is wie het draagt. Betaal je het vooraf, dan kost overstappen je elke keer opnieuw geld, en dat maakt een volgende overstap minder waarschijnlijk.

Vraag bij elke leverancier wat precies inbegrepen is: hoeveel opleiding, welke gegevens ze overzetten en in welk formaat ze je oude bestanden aannemen. Whise vermeldt op zijn abonnementenpagina twee implementatietrajecten met gegevensimport, zonder er een bedrag bij te zetten. SweepBright schrijft op zijn tarievenpagina dat het hulpmiddelen heeft om je panden en contacten over te zetten, eveneens zonder bedrag.

Jaarfacturatie of maand per maand betalen

Bij jaarfacturatie betaal je vooraf voor twaalf maanden. Dat is niet per se slecht: soms krijg je er korting voor. Maar het betekent wel dat je het hele jaar betaalt, ook als je na drie maanden merkt dat het systeem niet werkt voor je kantoor.

Op de abonnementenpagina van Whise staan de betalende formules vermeld als prijs per gebruiker per maand, bij jaarlijkse betaling en exclusief btw. Een maandelijkse betaalformule staat er niet bij. Wil je maand per maand werken, vraag dan uitdrukkelijk of dat kan en wat het kost. Vergelijk je de prijzen zelf, lees dan eerst ons stuk over wat vastgoedsoftware echt kost.

Opzegtermijn en stilzwijgende verlenging

De opzegtermijn is het stuk van een contract dat het vaakst verrast. Veel softwarecontracten verlengen automatisch, en je moet opzeggen ruim voor de periode afloopt. Mis je die datum, dan zit je opnieuw een volle periode vast.

SweepBright beschrijft dit in artikel 17.1 van zijn publieke algemene verkoopsvoorwaarden: het contract wordt automatisch verlengd met een maand of een jaar. Wie wil stoppen, zegt schriftelijk op minstens 30 kalenderdagen voor het einde van de periode bij een maandabonnement, en minstens 90 kalenderdagen bij een jaarabonnement. Wie meer wil weten over de overstap, vindt meer in ons SweepBright-alternatief.

Wat gebeurt er met je gegevens als je vertrekt?

Je contacten, panden en leads zijn jaren werk. De vraag is dus niet alleen of je mag vertrekken, maar ook of je je gegevens op tijd en in een bruikbaar formaat meekrijgt. Een korte exporttermijn is net zo goed een vorm van lock-in als een lang contract.

In artikel 17.3 van dezelfde voorwaarden van SweepBright staat dat de klant een kopie van zijn gegevens kan exporteren binnen tien kalenderdagen na het einde van het contract, en dat SweepBright ze daarna mag vernietigen. Artikel 5.3 vermeldt dat SweepBright geen hulp biedt bij het migreren van die gegevens. Plan je export dus vóór je opzegging ingaat, niet erna.

Voorwaarden die niet publiek zijn: wat je zelf navraagt

Op de productpagina's van Omnicasa en RealSuite vonden we geen looptijd, opzegtermijn of opstartkost. Ook bij de andere leveranciers zijn niet alle voorwaarden publiek. Dat is geen reden om ze af te schrijven, wel om je vragen vooraf op papier te krijgen. Deze vijf vragen stel je best aan elke leverancier, ook aan ons.

• Is er een opstartkost of implementatiekost, en wat zit daar precies in?
• Betaal ik per maand of per jaar, en kan ik tussentijds van formule wisselen?
• Verlengt het contract automatisch, en hoeveel dagen voor het einde moet ik opzeggen?
• In welk formaat krijg ik mijn contacten, panden en leads mee, en binnen welke termijn?
• Zijn er kosten verbonden aan opzeggen of aan het exporteren van mijn gegevens?

Zo werkt het bij Pando

Bij Pando betaal je geen opstartkost en geen opzegkost, en je zegt per maand op. Onboarding en migratie zijn gratis: we helpen je je contacten en panden over te zetten, met een CSV-import die de kolommen van je oude systeem herkent en panden ontdubbelt op referentie. Je start met een proefaccount van 14 dagen, zonder kaart. De prijzen staan per gebruiker per maand, exclusief btw: Solo 79 euro, Team 69 euro, Agency 59 euro.

Je leads exporteer je met één knop als CSV-bestand dat meteen opent in Excel. Elke functie zit in elk plan; wat erin zit, lees je op de functiepagina. Wie van Whise komt, vindt de verschillen in ons Whise-alternatief.